关于进一步规范采购管理工作的通知
全体教职工：
为进一步规范烟台哈尔滨工程大学研究院（以下简称“院区”）采购管理工作，按照政府财政和学校内控要求，现将院区采购工作要点通知如下：
一、适用范围
适用于教职工利用院区运行经费（包含校企合作基金等运行经费衍生项目）的采购。利用建设经费、科研经费等的采购另行遵照政府和学校相关要求执行。
二、采购主体
采购人根据采购项目类别（是否列入政府集采目录，附件1）和采购总预算，确定采购主体、采购方式、提报材料和审批流程等，采购人需严格执行采购要求，不得利用拆分项目等方式回避、变更上述环节。
1.集采目录内且30万元以下（同一二级品目）的货物、服务项目，采购人自行组织采购；目录内且30万元及以上（同一二级品目）的，采购人对接院区采购管理部门统一组织采购。
2.集采目录外且50万元以下的货物、服务和60万元以下的工程项目，采购人自行组织采购；目录外且50万元及以上的货物、服务和60万元及以上的工程项目，采购人对接院区采购管理部门统一组织采购。
三、采购要求
院区统一组织的采购按采购管理部门要求开展，采购人自行组织的采购参照以下流程：
1.确定采购方式。集采目录内，采购人均需采取询价或委托代理采购。集采目录外，2万元以下的，采购人可直接采购；2万元及以上的，采购人需采取询价或委托代理采购。
2.提交采购申请。采购人按照采购方式自行填写《采购申请表》（附件2，填表说明附后）、《采购廉洁自律承诺书》（附件3）、《采购需求论证说明》（附件4，总预算5000元及以上需提供）和《询价采购报告》（附件5，询价采购需提供，本批次采购各子项供应商不同的，需提供多个询价报告），签字后一并报审。机关采购依次经办公室业务主管、归口分管院领导、主要院领导签字；团队采购依次经团队负责人、归口分管院领导、主要院领导签字。
3.签订采购合同（如需）。采购项目中包含2万元及以上的子项（以发票金额为准），采购人需以院区名义与该子项供应商签订《采购合同》（附件6），对合同模板的大范围调整，需征求律师审核意见。合同用印由机关归口业务部门协助申请，校领导审批。
4.提交校级审批（如需）。采购总预算5万元及以上的项目，采购人需另形成《采购请示》（附件7），将前述各采购申请材料和采购合同（如有）作为附件，由归口分管院领导（或指定机关业务部门负责人）依次提交院领导和校领导审批。合同用印可于请示中一并申请，不必单独提请。
5.执行采购程序。采购人凭借审批后的材料（附件1-7），直接采购项目，自行选择供应商采购；询价采购项目，从《询价采购报告》中确定的供应商处采购；委托代理采购项目，由代理公司按照政府采购程序确定供应商后采购。涉及合同用印的，采购人持校领导审批意见（机关申请发起人处索取）赴图书馆综合服务大厅用印。
6.转固验收归档。依合同（如有）完成供货后，采购人向供应商索要发票（合同总金额），根据发票明细中的各子项金额，全部为1000元以下的，采购人自行组织验收（直接财务报销单“验收人”处签字即可，验收人不得为经办人）；含有1000元及以上的，采购人联系采购管理部门组建验收小组（含资产、档案、采购监督人员等）开箱验收，验收小组验收时填写《验收单》（附件8），符合转固条件的填写《转固单》（附件9），符合归档条件的由档案管理部门收集随附材料及采购合同1份（如有），相关材料均需签字确认。
7.财务资金支付。采购人汇总前述审批签字后的材料（附件1-9）及发票,扫描上传至烟台哈尔滨工程大学研究院财务处综合信息门户进行网上预约报销，生成《报销单》（附件10），院领导签批后，赴财务管理部门依合同（如有）办理资金支付。纸质材料全部交由财务管理部门备案。
附件1-附件10
采购相关文件下载.docx
烟台研究院
2021年7月7日
联系人：采购管理石老师 0535-2607697
资产管理岳老师 0535-2607699
档案管理于老师 0535-2607907
财务管理李老师 0535-2607698